¿Usas Office 365? Sigue estas recomendaciones 🌟

A través de estos consejos y sugerencias, podrás hacer uso completo de Office 365, ahorrandote problemas y tiempo en la plataforma. No te los pierdas!

Correo Office 365

El servicio de correo electrónico de Office 365 es uno de los servicios que más necesitan las empresas hoy en día. Junto a otras aplicaciones de Office en la nube, está dentro del alcance de servicios que ofrecemos en IONET.

Este servicio de Office es una excelente opción que no solo promueve el trabajo en equipo al permitir ver los mismos documentos con la función de "co-autoría", sino que también la de teletrabajo, al permitir a los empleados acceder a los archivos desde cualquier dispositivo que disponga de Internet.

Recomendaciones SharePoint y OneDrive

Te explicaremos 4 puntos para aprovechar estos servicios de Office 365

1. No sincronices contenido no deseado.

2. Evite problemas de sincronización con Office Online

3. Usar la comunicación para mejorar la colaboración.

4. Descargue solo el contenido necesario, ahorre espacio de almacenamiento

1. No sincronices contenido no deseado

Microsoft lo informa; si tiene más de 100,000 archivos para sincronizar, la sincronización puede ser muy lenta.

¿Cómo saber cuántos archivos hemos sincronizado?

Primero, hacemos clic derecho en la carpeta de SharePoint y hacemos clic en "Propiedades", a partir de ahí se mostrará "contiene" y la cantidad de archivos que se sincronizan.

Por el contrario, como solución, es conveniente no sincronizar todos los archivos. Para ello, haga clic en "nuestra nube" > "configuración"

Hacemos clic en "Seleccionar carpeta" y luego marcamos solo las carpetas que realmente queremos sincronizar.

2. Evite problemas de sincronización con Office Online

Cuando usamos SharePoint o OneDrive para sincronizar documentos en una carpeta (biblioteca de documentos), podemos usar la función "Ver en línea". Con esta función, podemos editar archivos al mismo tiempo que otros compañeros de trabajo, gracias a la función de "co-autoría" integrada en la versión web de Office 365.

Puede acceder directamente a la biblioteca de documentos compartida por SharePoint a través de la Web. Para hacer esto, solo necesitamos seguir estos pasos:

1. Usa tu correo electrónico y contraseña para acceder al portal de Office.com

2. Abre la aplicación OneDrive.

3. Haz clic en Biblioteca compartida.

4. Abre el archivo deseado.

3. Usar la comunicación para mejorar la colaboración.

A veces, es posible que deba usar el mismo archivo con un socio de su organización. Para mejorar el desempeño laboral, es muy importante mantener una buena comunicación entre los diferentes miembros del personal que editan los archivos.

Con Office 365, podemos tener una conversación con colegas mientras editamos archivos problemáticos. Para esto, solo necesitamos ir a la esquina superior derecha del archivo que estamos editando, donde se mostrará a las personas en el documento y la opción de "Conversación" o "Chatear".

4. Descargue solo el contenido necesario, ahorre espacio de almacenamiento

Si ha actualizado Windows 10 y la última versión de OneDrive, puede usar la función de archivos "On-Demand"

Con esta característica, puede acceder a todos los archivos de SharePoint desde el Explorador de Windows, sin tener que descargarlos, ahorrando mucho espacio en su dispositivo.

Los archivos se pueden encontrar en tres estados:

1. Disponible cuando esté conectado.

2. Disponible en este dispositivo.

3. Siempre disponible en este dispositivo.

También podemos elegir "liberar espacio" para descargar archivos o carpetas descargados en nuestro dispositivo.

Esperamos que estas configuraciones básicas sean de ayuda y te permitan aprovechar mejor las funcionalidades que ofrece Office 365. Muchas gracias por visitarnos, recuerda que en nuestro Blog tenemos muchos otros temas de interés.